相手に伝わる文章構成!!5つの文章構成の解説

文章は構成で決まる

文章を書く時に、どのように書けば相手に伝わるのだろうか?

 

デジタルマーケティングの専門家

杉山 永里子です。

 

文章を書くにあたってこんな悩みを感じたことはありませんか?

 

  • 一生懸命書いたのに相手の反応がイマイチだった

 

  • 何を伝えたいのか?まとまらない

 

  • とりあえず書き始めたものの、ゴールがわからなくなってしまい文章を書く手が止まってしまった

 

という経験はないでしょうか?実は、この悩みは文章の構成を知らなかった頃の私のことなのです。私が抱えていた悩みは、今回お伝えする文章構成を習得することによって解決しました。

 

人に伝わりやすく、そして読みやすい文章には構成があります。つまり、文章を書くパターンを理解しておくことによって悩みから解放されます。

 

私と同じような悩みを抱えている人もいるのではないかなと思い、「相手に伝わる文章構成!!5つの文章構成の解説」をしていきます。

 

文章構成 ①PREP法

PREP法は、私が1番最初に習得した文章の構成法でした。このPREP法を使って相手に伝わるように作成した文章で、私自身の自己紹介文を作成しました。

 

人前に出る仕事をしていましたが実は、人前で自己紹介するのが苦手で毎回、何を話したら良いのか?迷ってしまい結果伝えたいことも話せずに悩んでしまいましたが、このPREP法の構成で自己紹介を作成したら、頭の中が整理され相手に伝わる自己紹介文を作成できました。

 

PREP(プレップ)法は文字の頭文字をとった文章構成になります。

 

P:Point    要点・結論

R:Reason   理由

E:Example  事例・証拠

P:Point     要点・結論

 

最初に結論を伝え、次にその結論に至る理由を説明していき、その理由に説得力を持たせるために事例や証拠を示し、最後にまとめとしてもう一度結論を伝える文章構成です。

 

例文

P:Point     要点・結論

 

私はオンライン講座学習をオススメします。

 

R:Reason   理由

 

なぜなら、オンライン講座学習ですと好きな時間に学習出来、時間を有効活用できるからです。

 

E:Example  事例・証拠

 

例えば、私は車での移動時間やスポーツジムのトレーニング、料理を作っている最中などに学習しているので無駄な時間を使わず学習しインプットの量が増えました。

 

P:Point     要点・結論

 

時間を有効活用できるオンライン講座学習はとてもオススメです。

 

ストーリーを作る時に使う起承転結とは違いビジネス上で求められるのは相手にわかりやすく説得力のある文章が作成できることです。

 

PREP法は日常にも活用できる

 

PRRP法で相手に伝わる文章を書くこともできますが、実は日常のコミュニケーションやSNSなどの情報発信、ビジネスの現場では、上司や部下の会話や企画書や相手に提案するプレゼンテーションにも活用することができます。

 

日常生活で自分自身が何を話しているのかわからなくなってしまう方は、PREP法で伝えることでダラダラとまとまりのない話をせずに論理的にシンプルに相手に伝えられる方法といえます。

 

日常に活用することで、コミュニケーションがスムーズになり考えを整理した状態で伝えたことを発信できるようになるため、面倒なやり取りがなくなり相手に短い時間でわかりやすく伝えられるようになります。

 

ただしPREP法のデメリットがあるとするならば、長文には向かないのと習得するまでには練習が必要になりますので、デメリットも理解しつつ場面に応じて活用してみてください。

 

PREP法は最初に、結論を伝えるので無駄なく文章を分かりやすく伝えられるので、本文に入る前のリード文や動画のシナリオ、また私が作成した自己紹介などに活用するとよいでしょう。

 

文章構成 ②SDS法

SDS法について解説していきます。SDS法はPREP法をさらにシンプルにした構成で要点をコンパクトに伝えたい時に使うととても効果的に活用できます。

 

SDS法は文字の頭文字をとった構成となります

 

S:Summary  要点(文章のテーマ)

D:Details   詳細(テーマの詳細)

S:Summary  要点(文章全体のまとめ)

 

この構成がよく使われているのがニュース番組に使われており、事実をわかりやすく伝えるのに向いている構成であり短時間で印象付けたい場面では、とても有効的な構成です。

 

例えば、「SDS」法テーマに文章構成してみると

 

S:Summary  要点(文章のテーマ

 

相手に伝わる文章構成をするための「SDS法」について説明していきます。

 

D:Details   詳細(テーマの詳細)

 

SDS法とは、最初に要点(文章のテーマ)・詳細(テーマの詳細)・要点(文章全体のまとめ)の構成です。

 

文章の最初に概要を説明し、次に内容の詳細、最後にまとめを伝えていきます。1番最初に文章のテーマを伝えることで、「何についての話なのか」を相手がわかっている状態で話をすることになるため、伝えたい内容が明確になります。

 

そして、最後にまとめを伝えることで今回、伝えたい内容の復習になり相手の心と脳に残りやすくなる文章構成です。

 

S:Summary  要点(文章全体のまとめ)

 

ですので、SDS法を活用して文章を作成していけば、どのように相手に伝えればいいのかわからない人でも、わかりやすく相手に伝わる文章を構成できるようになります。

 

SDS法はどんな場面でも活用できる文章構成となり、文章全体を相手に理解してもらいたい時に活用していくとよいでしょう。

 

ただし、WebやSNSなどの記事文章の場合は流し見している人が多いため、WebやSNSの記事などにはあまり向きません。

文章構成 ③PASONAの法則

PASONAの法則はセールスをする際に活用する文章の構成になります。PASONAの法則の文章の流れで構成することによって読んでいる相手は買うつもりがなかった見込み客も思わず買ってしまう文章を作成することができます。

 

P:Problem   問題提起

A:Agitation   あぶりたて

So:Solution   解決策

N:Narrow Down 絞り込み 期間限定

A:Action     行動換気

 

例を見ていきましょう。

P:Problem   問題提起

 

最近、化粧のノリが悪くなってきたな・・・鏡で見るとシワが増えてきて老けて見える・・・こんな悩みありませんか?

 

というような見込み客が切実に悩んでいる問題を書いていきます。

 

A:Agitation   あぶりたて

 

肌に自信がなくなっていき、周りからもシワが多いなと思われているのではないか?という不安から同窓会などで友達と会うのも嫌になり距離を置いてしまうこともありますよね。

 

しかし、どうしたらいいのかもわからないし、エステに通うのもお金がかかります。かといって、新しい化粧品に変えようと思っていても何を選んだら良いのか、悩んでしまいますよね。

 

ここでは、見込み客の認識する立場で考え、共感しストーリー性や五感で感じる表現を使い相手がその状況をイメージできるような文章を書いていきます。

 

So:Solution   解決策

 

このような悩みを解決する方法があります。それは、「新しい技術を使用した潤っと美肌美容液です。

 

今のあなたの美容液をこの新しい技術を取り入れた潤っと美肌美容液に変えるだけであなたの悩みが解決できます。」

 

解決策を伝える時のポイントは!!悩みを解決することを伝え言い切ることです。

 

N:Narrow Down 絞り込み 期間限定

 

しかし、この新しい技術はまだ大量生産は出来ません。そこで今回は限定10名様にご案内をします。また、本当に自分の肌を変えたいという方のみお申し込みください。

 

この絞り込み部分で限定性や緊急性を伝え、強い動機を作るようにしていきます。

 

A:Action     行動換気

 

潤っと美肌美容液は生産可能な数が限られているので、次回いつご案内できるかわかりません。あなたが本気で肌を変えたいと思うなら今すぐに下記の申し込みボタン押してご注文ください。

 

文章を読んで今すぐに行動しなければいけない理由を書いて、具体的にどのように行動すれば良いのかを書きます。

 

PASONAプラスVとPを追加することでさらに相手に信頼される

 

PASONAの法則にVとPを追加することで、より相手の心を動かすことが可能になります。

 

V:Voice お客様の声

P:Proof 証明

の2つです。PASONAの法則に追加すると

 

P:Problem   問題提起

A:Agitation   あぶりたて

So:Solution   解決策

P:Proof     証明

N:Narrow Down 絞り込み 期間限定

V:Voice     お客様の声

A:Action     行動換気

この順番に文章を構成するとより文章の流れが強力になります。

 

先ほどの例題文にVとPを入れるのであれば、

 

V:Voice お客様の声

 

お客様の声を5名ほど追加します。ここでのポイントは!顔写真・名前・年齢・性別出身地を入れること。名前はできるだけフルネームで実名を入れるとより効果的です。

 

P:Proof 証明

 

使用前と使用後の写真をご覧ください。肌年齢もこの画像データと数値から48歳から37歳へと変化しています。

 

証明するものとして写真データ・権威のある人からの推薦文・感謝の声を提示するとよいでしょう。

文章構成 ④PPCの法則

PPCの法則は相手に何かしらの行動をしてもらいたい場合や、相手が理想や悩みをはっきりと理解している場合に効果的な構成となっています。

 

P:Promise           約束する

P:Proof               証拠・証明

C:Call To Action 行動の呼びかけ

 

例を見ていきましょう。

P:Promise           約束する

 

あなたがこのオンライン講座で学ぶことで相手に伝わる文章が書けるようになります。

 

最初に相手の心をつかむような約束をする文章を書いていきます。

 

P:Proof               証拠・証明

 

1度も文章を書いたことのない方22名がこのオンライン講座を学び実践したところ何と全員が相手に伝わる文章が書けるようになり、商品を売ることができました。

 

このオンライン講座を学んでから今まで接点のなかったお客様からの問い合わせが増えました。

 

実績や経験、どんな実践をしたのか?目に見えた効果などを書いていきましょう。

あなたが実践した経験を詳細にわかりやすく書くのがコツです。

 

C:Call To Action 行動の呼びかけ

 

このノウハウを手に入れたい方は、今すぐ下記のURLをクリックして詳細をご確認ください。今回は特別に特典もお付けいたしますので、ぜひ受け取ってくださいね。

 

ここでは、相手に行動を促すために行動して欲しいことを具体的に書いていきます。例だと今すぐ下記のURLをクリックが行動を促す文章になります。

 

PPCの法則は、最初に相手のメリットを約束し、証拠や証明で信頼を高め、最後の具体的な行動を促す。この流れで構成されるとてもシンプルな文章ですがセールスするのであれば相手に強力に伝わる文章とも言えます。

 

文章構成 ⑤ゴールデンサークル

ゴールデンサークルとは、サイモン・シネック氏が「優れたリーダーはどうやって行動を促すのか?」というプレゼンの中で提唱した理論です。

 

その理論とは

1 Why:なぜ(目的・理由)

2 How:どうやって(取り組み・手段)

3 What:何を(具体的な方法)

の順に沿って文章を構成していきます。

 

では、どのように文章を作成するかと言いますと『オンライン講座作成』を例にしていきます。

 

1 Why:なぜ(目的・理由)

 

2020年コロナが世界中で猛威をふるい、これまでの生活が一変し対面で商品を販売したり対面でのセミナーが非常に厳しい状況になりました。

 

今後、またこのような状況がいつ起こるかわかりません。今からでも、個人で新たな収入源を確保し、将来に対しての蓄えやリスクを軽減する必要があります。

 

2 How:どうやって(取り組み・手段)

 

あなたの知識やノウハウをオンライン講座にして販売することです。なぜならば、現在の仕事をしながら、空いている時間に作成することができ少額で作成することが可能だからです。

 

3 What:何を(具体的な方法)

 

まずは、あなたの得意なことや好きなことを棚卸ししましょう。そして、同じジャンルのノウハウをリサーチすることがオンライン講座作成の第一歩となります。

 

このような流れで文章を構成していきます。このゴールデンサークルをうまく活用して発信しているのが『Apple』です。

 

Appleの伝え方(例)

1 現状に挑戦し、他者とは違う考え方をする。それが私たちの信条です。

 

2 製品を美しくデザインし、操作方法をシンプルにし、取り扱いを簡単にすること  で私たちは挑戦しています。

 

3 その結果、すばらしいパソコンが誕生しました。いかがですか?

というようにAppleはなぜ?から始まる文章の構成でお客様を魅了していきました。

 

つい、What『何を』から構成してしまいがちですが、相手の頃に届けるにはWhy:『なぜ?』から構成するように心がけていきましょう。

 

ゴールデンサークルは、プロフィールにも活用できます。

例えば、

1 私が◯◯をしている理由

2 そのために◯◯をしています

3 その結果、◯◯という△△が完成しました

 

というように、プロフィールにまとめて伝えることもできますので、ぜひ活用してみてください。

 

まとめ

 

文章の構成を理解しておくことで、相手にわかりやすく伝えることができ文章を書いていく上で迷うことがなくなります。

 

①PREP法

 

要点→理由→事例・証拠→要点

本文に入る前のリード文動画のシナリオに使いやすく、マニュアル・解説書などにも活用できる

 

②SDS法

 

文章テーマ→詳細な説明→まとめ

どんな場面でも使いやすく、文章全体を理解してもらいたい時に活用できる

 

③PASONAの法則

 

問題提起→あぶりたて→解決策→期間限定→行動喚起

セールスやお申し込みなど、行動を促す場面で使いやすい

 

④PPCの法則

 

約束→証拠→行動の呼びかけ

セールスやお申し込みなど、行動を促す場面で使いやすく、相手が理想や悩みをはっきりと理解している時は効果的な構成

 

⑤ゴールデンサークル

 

なぜ→どうやって→何を

プレゼンや自己紹介などに使いやすい

 

今回ご紹介した5つの構成、全てを覚えて使いこなすには時間がかかるかもしれませんので、あなたの用途に合わせて、まずは1つの構成を意識して使ってみてください。

 

1つの文章構成を使っているとワンパターンになるかもしれませんが、最初のうちは慣れるまで1つの構成を練習していくと良いでしょう。

 

Webライティングを始めるにあたり準備編の記事は、こちらをご覧ください。

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