相手に読みやすい文章にするための7つのコツ

読み手にとって読みやすい文章とは?

文章を書く上で最も大切なことは何でしょうか?

 

それは・・「相手にとって読みやすい文章か?」ということではないでしょうか?

 

デジタルマーケティングの専門家

杉山 永里子です。

 

相手にとって興味がない内容を読んでもらうためには、文章を読みやすくするのは必須ですよね。どんなに素晴らしい内容でも読んでもらえなければ意味がありません。

 

私自身も、読みにくい文章だなと感じてしまうと最後まで読むことはないので、文章をどうすれば最後まで読んでもらえるのか?

 

最後まで読まないにしても、読みやすい文章で書くことでれば興味を持ってもらえるのではと思い、読みやすい文章にするためのコツをまとめました。

 

今回は「相手に読みやすい文章にするための7つのコツ」についてご紹介します。

1 一文の長さを調整する

相手に読みやすい文章にするためのコツとして一文の長さを調整することで文章全体にメリハリをつけることができます。

 

例えば、「ライティングは重要です。相手に読みやすい文章として発信するためには必要なスキルと言えます。」

 

このような文章があった場合、内容自体におかしい部分はないですが、一文それぞれが短いのでリズムが単調に感じるのではないでしょうか?

 

この文章を調整するのであれば、「ライティングは、相手に読みやすい文章として発信するために欠かせないスキルと言えます」と調整すると読みやすくなります。

 

また、一文が長すぎる文章も調整する必要があります。

 

例えば、「このwebライティングの技術は参考になる内容もあるけれど、個人的意見が多いため参考程度に内容を取り入れるようにした方が良いと思うし、全てを鵜呑みにするのは危険ですが、このような情報を信じてしまうお客様も多いのも分かる気がします」

 

この文章ですと一文が長すぎて読みにくい文章になってしまいます。この文章にメリハリをつけるなら、どのような文章が読みやすいのか?

 

「たしかに、このwebライティングの技術は参考になる内容もあります。

 

しかし、個人的意見が多いため参考程度に内容を取り入れるべきだし、この内容を鵜呑みにするのは危険でしょう。

 

とはいえ、このような情報を信じてしまうお客様も多いのも分かる気がします」と接続詞を活用することで文章の内容が同じでも一文のバランスによって印象が変化します。

 

一文にする文字数は明確に何文字にするという答えはありませんが、文章を作成したら必ず声に出して読んで見ると文章の違和感に気が付くことができます。

 

私自身も作成した文章「この文章なら大丈夫でしょ」と思っていても実際に声に出して読んで見ると「あれ?ここの文章、なんだか変かも読みにくいな」と違和感を感じたことは何度もあり、変だなと感じた箇所は文章を作成し直しています。

 

声に出して読まなくても黙読で読めば良いのでは?と思う人もいるかもしれません。しかし、声に出して読む方が違和感を見つけやすいので実際に声に出して読むことをオススメします。

 

2 同じ文末を繰り返さない

読みやすい文章を作成するには、文末も大切な要素の1つとなります。同じ文末が3回以上続くと拙い文章になりリズも悪くなってしまいます。

 

例えば、「私の名前は山田 はなです。1989年生まれです。趣味は映画鑑賞です」

このような文章の場合「です」が3回連続しているので小学生のような幼稚なイメージを与えてしまいます。

 

短文が続いているのも、この文章の問題でもありますが文章を修正するのならば「山田 はなと申します。1989年生まれで、趣味は映画鑑賞です」と修正すると先ほどより読みやすくなったのではないでしょうか?

 

「です・ます調」の文章は、です・ます・でしょう・した・くださいのようにパターンが少ないのでしっかりと意識して文章を書くように心がけるようにしないと同じ文末をついつい連続させてしまう可能性がありますので十分に気をつけていきましょう。

 

 体言止めを活用して文末に変化をつける

「です・ます調」はバリエーションが少ないのですが、誰が読むか分からない文章を書くとなると「です・ます調」を使いたくなるものですよね。

 

また文末に「だ・である調」を使用すると説得力のある文章を作成できますが、読み手の上から目線というイメージを与えてしまいそうです。

 

そこで活用して欲しいのが「体言止め」です。体言止めを活用するメリットは3つあります。

 

1 名詞・代名詞を強調できる

2 文末のバリエーションが増える

3 リズムが良くなる

 

例えば、「相手に読みやすい文章を作成するために必要なことがあります。それは、とにかく書くことです」

 

この文を体言止めを活用すると・・

 

「相手に読みやすい文章を作成するために必要なこと。それは、とにかく書くことです」

 

「必要なこと」が体言止めになります。ちょっとした違いになりますが、「必要なこと」が強調され、読みやすくなったのではないでしょうか?

 

ただし、注意点として体言止めを使いすぎないようにすること。使いすぎるとリズムが悪い文章になってしまう可能性がありますので、いざという場面で活用するのをオススメします。

3 接続詞を適切に使う

相手に読みやすい文章を書くために接続詞を適切に使うことも、とても大切です。

 

接続詞といっても色々ありますが、文章の話題を変えたい時や仕切り直したい時には「さて・ところで」のように前置きを入れることで、前の文章から簡単に話題を変えられますよね。

 

また「しかし・ですが」などの接続詞を使えば、これまでとは逆の話につなげることができるようになるので接続詞は使い方を理解していれば効果的に相手にとって読みやすい文章を作成できる便利な言葉でもあります。 

 

ですが、使い方を間違えると効果を発揮できず逆効果となってしまいますので接続詞の使い方2点についてお伝えします。

同じ接続詞を連続させない

まず1つ目の注意点は、同じ接続詞を連続させた文章を作成しないことです。

 

例えば、「昨日、仕事でミスをしてしまいました。

     ですが、お客さまは怒らずに許してくださいました。

     ですが、上司にはひどく叱られミスを追求されました。」

 

この文章は短いので意味は分かると思いますが、長い文章で接続詞を連続させると内容が伝わりにくくなりますので注意しましょう。

 

同じ接続詞を使うのではなく、同じ役割を持った接続詞に差し替えられないか?考えるようにし、連続させないように心がけると伝わりやすくなるでしょう。

 

上記の文章の接続詞を差し替えると下記のようになります。

 

「昨日、仕事でミスをしてしまいました。

 ですが、お客さまは怒らずに許してくださいました。

 しかし、上司にはひどく叱られミスを追求されました。」

 

「ですが」を「しかし」に差し替えることで読みやすくなります。

 

接続詞を多用しない

2つ目の注意点は、接続詞を多用しないことです。接続詞を使わなくても意味が伝わる文章は接続詞を省くことも大切です。

 

先ほどの例文で接続詞を省略すると

「昨日、仕事でミスをしてしまいましたが、お客さまは怒らずに許してくださいました。

 しかし、上司にはひどく叱られミスを追求されました。」

 

「ですが」の接続詞を省略することで文章がスッキリし読みやすくなりました。

 

接続詞を全て省略する場合もありますが、文脈によっては接続詞を省いてしまうと意味が通じないこともありますので、目的があって接続詞を活用したのならば省略しない方が良い場合もありますので、まずは意識して接続詞を使うようにしてください。

 

4 箇条書きで要点をまとめる

文章を書く時に箇条書きにすることでコンパクトに適切に相手に伝えることが可能となります。

 

例えば、オンライン講座を作る時の順番は「誰に」「何を」「どのように」の順番で作成することが大切なのです。

 

この文章を箇条書きで表すと、

 

オンライン講座を作る時の順番は

 

・誰に

・何を

・どのように

 

この順番で作成することが大切なのです。

 

箇条書きにすることで伝わりやすく、順番のポイントがスッと頭に入りやすくなり文章の見た目もスッキリしますので是非試してみてください。

 

5 漢字・ひらがな・カタカナのバランスを考える

文章を書く時は、漢字・ひらがな・カタカナのバランスを漢字2:ひらがな7:カタカナ1の比率で文章を書くことで読みやすい文章になると言われています。

 

例えば、「この本では、文章力に必要な手段を、初心者でも実践出来る内容を説明してます」という文章は漢字とひらがなのみの文章で、おおよそ

 

漢字:53%

ひらがな:47%

 

バランスになってていますが、この文章をカタカナも入れて書いてみると

 

「この本では、文章力アップに必要なスキルを誰でも実践できるような内容にしてお伝えしています」

 

正確な漢字:2 ひらがな:7 カタカナ:1ではないですが、上記文章より読みやすくなったのではないでしょうか?

 

正確に2:7:1にする必要はないですが、漢字が多くないかな?ひらがなを増やした方が良いかな?カタカナ入れた方が読みやすいかな?など考えながら文章を書くようにしましょう。

 

しかし、漢字・ひらがな・カタカナのバランスがよく分からないという人は次の2つを意識して書いてみてください。

① 6文字連続の漢字には注意する

例えば、「経済的合理性」のように6文字漢字が連続していると読みづらいですし、バランスも悪くなってしまいますよね。ですので、漢字の連続は4文字以内を心がけましょう。

 

どうしても連続して使わなければならない時には記号を活用して読みやすくしていくようにします。使用する記号は「」【】『』などを活用して連続した漢字を1つの単語として記すことで読みやすくなります。

 

例えば、【国際労働組合連盟】からの発表によると・・のように活用していきましょう。

 

② ひらがなの活用法

ひらがなで良い単語はわざわざ漢字にするのではなく、ひらがなを使うようにしていきます。固有名詞・形容詞・動詞など使うべき漢字はあるかもしれませんが、それ以外はひらがなを使うことで読みやすくなります。

 

例えば

「有難うございます」→「ありがとうございます」

「嬉しい」→「うれしい」

「事」→「こと」

 

このように漢字をひらがなで書いていくと良いでしょう。ただし、ひらがなが連続してしまう時には逆に読みにくくなってしまう場合がありますので気をつけるようにしてください。

6 改行を使って読みやすさをアップする

改行を使って文章全体の見た目にも気をつけることで文章の読みやすさもアップします。

 

例えば、次の改行していない長文の文章をあなたは読みたいと思いますか?

 

文章を書く時は、漢字・ひらがな・カタカナのバランスを漢字2:ひらがな7:カタカナ1の比率で文章を書くことで読みやすい文章になると言われています。例えば、「この本では、文章力に必要な手段を、初心者でも実践出来る内容を説明してます」という文章は漢字とひらがなのみの文章で、おおよそ漢字:53%ひらがな:47%バランスになってていますが、この文章をカタカナも入れて書いてみると「この本では、文章力アップに必要なスキルを誰でも実践できるような内容にしてお伝えしています」正確な漢字:2 ひらがな:7 カタカナ:1ではないですがと上記文章より読みやすくなったのではないでしょうか?正確に2:7:1にする必要はないですが、漢字が多くないかな?ひらがなを増やした方が良いかな?カタカナ入れた方が読みやすいかな?など考えながら文章を書くようにしましょう。

 

漢字・ひらがな・カタカナのバランスを考える内容を改行せずに書いた文章ですが、どうでしょうか?

 

比較してもらうと一目瞭然だと思いますが、文字のカタマリの文章でごちゃごちゃしているので読む気にならないと感じたはずです。

 

一文ごとに改行2行改行したり、間をあけたいなと思うなら4行改行したりして改行を活用して読みやすい文章を作成してください。

 

改行の正解はありません。文章を書いた時に一度、眺めて読んでみたいと思うのか?

この感覚を意識して文章を改行してみてください。

 

7 会話文で感情伝える

会話文にすることで相手に感情を伝えたり、文章に臨場感が出て読み手がイメージしやすくなるという効果があります。

 

例えば、

「講座への申し込みがないのは、ランディングページに問題があるかもしれません。

 

初心者の人が見よう見まねで作成できるほど簡単なものではないのです。

 

そこで、まずはランディングページ作成するための基礎を学ぶことをオススメします」

 

このような文章は説明口調になりがちになってしまい感情を伝えるのは難しいですよね?上記の文章を会話で書くと・・

 

Aさん:全然講座への申し込みがなくて落ち込むわ〜

 

Bさん:申し込みのランディングページはどうやって作ってるの?

 

Aさん:同じジャンルのランディングページを参考に見よう見まねで・・

 

Bさん:それじゃ難しいかもね〜。まずはランディングページ作成するための基礎を学ぶといいよ。

 

のように会話文にすることで堅苦しい文章から感情を伝えやすくなりますので感情ストレートに届けたい時にはぜひ、活用してみてください。

 

まとめ

相手に読みやすい文章にするためには

 

1 一文の長さを調整する

2 同じ文末を繰り返さない

3 接続詞を適切に使う

4 箇条書きで要点をまとめる

5 漢字・ひらがな・カタカナのバランス考える

6 改行を使って読みやすさをアップする

7 会話文で感情を伝える

 

せっかく素敵な文章をを書いたとしても、読みにくい文章ですと全てが台無しになってしまいますので7つのコツを取り入れながら相手に伝わる文章を作成していきましょう。

 

相手に伝わる文章構成!!「5つの文章構成の解説」の記事もあわせてご覧ください。

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相手に伝わる文章構成!!5つの文章構成の解説

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