Webセミナーを開催するために準備する3つのこととは?

Webセミナーを開催するには?

ウェビナー

Webセミナーを開催するにあたって準備は必須となり、準備を怠ってしまうと失敗してしまう可能性が高くなります。

 

デジタルマーケティングの専門家

杉山 永里子です。

 

Webセミナーは対面とは違い参加者と画面を通じて行うためトラブルも起こりやすいです。しかし準備をしっかりとすることで、トラブルが起こっても落ち着いて対処できる事ができるようになりますので、Webセミナーを開催したいと考えているのであれば、まずは準備から始めていきましょう。

 

今回は『Webセミナーを開催するために準備する3つのこととは?』についてご紹介します。

 

①必要な機材を準備する

必要

 Webセミナーを行うにあたって、最低限必要な機材は4つあります。

 

・パソコン

・ウェブカメラ

・マイク

・配信ツール

 

Webセミナーは、パソコンとインターネット環境、配信ツールさえあればとりあえず始めることができます。パソコン内蔵のカメラとマイクを利用すれば、最低限の配信は可能でしょう。

 

ただし、画質や音質に問題がある場合や、カメラを移動させながら撮影したい場合は、ウェブカメラとマイクを別途用意した方が質の高い配信を実施できます。

 

パソコンは、Webセミナーツールの推奨スペックを満たしているものであることが必須です。他のツールを使いながら配信することも考えて、メモリは最低でも8GB以上、できれば16GB以上あれば余裕を持って配信できるでしょう。また、インターネットはWi-Fiではなく有線で接続した方が配信の安定性が増します。

 

Webセミナーツールは、代表的なものとしてZoomやV-CCBE、コクリポ、ネクプロなどがあり、他にも多種多様なものがリリースされています。搭載している機能やサポート体制、プラン料金などを比較しつつ、自分の目的を実現できるようなツールを選びましょう。

 

私がWebセミナーで使用している機材はパソコン(MacBook Pro)2台・一眼レフカメラ・マイク・配信ツールはZoom有料版・ライトを準備してWebセミナーを開催しています。

 

②Webセミナーの構成を考える(シナリオの作成)

シナリオ

Webセミナーでは構成・シナリオを事前にしっかり作り込んでおく必要があります。従来のセミナーではある程度の時間を取ることで参加者をつなぎとめていられましたが、WEbセミナーでは少しでも退屈を感じさせるとすぐに離脱されてしまいます。

 

そのため参加者を飽きさせないセミナー構成・シナリオで、惹きつけるための工夫を探らなくてはなりません。

 

退屈させないシナリオを構成するには、参加者の気持ちを想像することが大切です。テーマが絞られているか、話す内容と順序は理解しやすいものになっているか、同じ内容を繰り返していないか、などは参加者が話に退屈してしまう原因となる点です。

 

これらの点に気をつけつつ構成していきましょう。また、他の人が実施しているWebセミナーに参加したり、リハーサルを行い意見を出し合ったりすることも、問題を見つけ出す上で役に立ちます。

 

最初にWebセミナーをする時に考える構成手順

これからお伝えする構成手順は、実際に私が行っている手順となります。

 

①Webセミナータイトルを考案

②Webセミナーの全体像(概要)を決める

③3つの構成に分ける

④シナリオを作成

⑤スライド作成・資料作成

⑥シナリオとスライドの確認

⑦Webセミナー本番と同じようにリハーサル(練習)

⑧リハーサル後問題点の改善

 

上記の手順で私は進めています。

 

しかし、しっかり準備したつもりでも実際にやって見るとさらに問題点が出たり、改善点なども見つかります。何度も繰り返しやってみることでブラッシュアップしていきますので、まずは最低限必要なことは準備するとよいでしょう。

 

③Webセミナーのスケジュールと集客

セミナー

Webセミナーのスケジュールは、動画配信とリアルタイム配信とで事情が違ってきます。動画配信であれば申し込みが完了すれば自由に動画を見ることができるため、日時を指定する必要はありません。

 

対してリアルタイム配信は日時を指定して実施するため、応募者に告知する必要があります。自社サイトやSNS、メルマガ等を利用して告知するようにしましょう。

 

Peatixやイベントハブ、イベントペイなどのイベント管理サービスを利用すれば、参加者へのリマインドメールが自動で送付でき、イベントを告知する手間が省けます。

 

また、イベント管理サービスには広告メール配信など集客に役立つオプションを提供しているものがあり、それらを利用することで幅広い集客が可能になります。

 

新規顧客を獲得したい場合には、これらのサービスやウェビナーのプラットフォームなどを利用して、多様な人の目に触れさせるとよいでしょう。

 

Webセミナー開催注意点

 

実際にWebセミナーを配信します。注意点として、Webセミナーを開催する前に必ず一度リハーサルを行っておくようにしましょう。

 

配信機材の動作チェックや、Webセミナーツールの機能を一通り試しておくことで、余裕を持って配信に臨めます。また、万が一の場合に備えて、考えられるトラブルへの対処方法をまとめたマニュアルを用意しておくのも重要です。

 

リアルタイム配信は参加者の反応が見られないため、このまま進めて大丈夫だろうかという不安がつきまといます。

 

そのため本番ではシナリオ通りに進めることを常に意識するようにしましょう。シナリオの完成度が高ければ高いほど、不安に脅かされることなく堂々と話すことができます。

 

Webセミナー後のクロージングするには

 

Webセミナー後の営業は、参加者のデータをどれだけ集められるかによって成功する可能性が高まります。参加者のデータ管理は顧客管理システムに申し込み時のデータを統合することで、手間をかけることなく参加者の情報一覧が得られます。

 

Webセミナーは気軽に参加できる分、参加者の興味や関心の度合いも様々です。一人ひとりに適切なアプローチを行うために、まずはウェビナーの視聴データを参照しましょう。

 

視聴を続けているか、途中退席しているか、などによってどれだけの興味関心があるかを測れます。関心度合いによって見込み客をカテゴライズし、異なるアプローチを仕掛けるなどの工夫ができるでしょう。

 

またアンケートを実施することで、参加者のニーズを把握することも重要です。これらのデータを集めることで、どのようにアプローチするべきかという方針が見えてくるでしょう。

 

Webセミナー開催後のアプローチはなるべく迅速に行うことが大切です。対面で行うセミナーと違い、ウェビナーは開催後の空気感を引き継いだまま商品を売り込むことはできません。

 

そのため参加者の熱量が残っている内に適切なアプローチを行う必要があるのです。参加者へ向けたお礼メールの内容に、さらなる情報提供や自社サイト、ショップなどへの誘導を自然な形で組み込み、商談成立へ持って行くようにしましょう。

 

まとめ

Webセミナーを開催するには事前準備する事が、非常に重要となります。初めて開催するならば、できる限りの準備をすることをオススメします。

 

必要な機材を、Webセミナーの構成を考え、スケジュールと集客の準備をしてからWbeセミナーに挑戦していきましょう。最初は上手く行かないかもしれませんが、準備をすることで問題点や実際にWebセミナーで伝えたいことがより明確になっていくことでしょう。

 

準備ができたら恐れずにまずは、チャレンジしてみてください。

 

(Visited 48 times, 1 visits today)