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ウェビナー開催前するには準備が大切
ウェビナーを開催するには、当日ももちろん大切ですが開催する前の準備がしっかりできているか、いないかでウェビナーが成功するのか失敗するのかが決まります。
デジタルマーケティングの専門家
杉山 永里子です。
ウェビナーをする際に、本番ばかりに力を入れてしまいがちですが実は開催前の準備を確実にしなければいけません。ウェビナー開催から当日までを100%で考えると私は準備70%、当日30p%と私は考えています。
なぜかと言うと私が信頼している先輩から何十年前に全ての仕事は準備で決まると教えてもらい、長年していた結婚式の司会、イベント、オフラインセミナー様々な仕事で準備をしっかりすることで、当日を安心して迎えられトラブルが起きても落ち着いて対応できる心の準備ができると実感したからなのです。
準備を疎かにして、実は失敗したこともありだからこそ準備を入念にすることを大切にしています。
今回は、「ウェビナー開催前チェックすべき4つのこと」についてご紹介します。
ウェビナー開催前に確認すること
ウェビナー開催前に準備することでウェビナーがスムーズに進み、視聴者や見込み客に飽きさせることなく離脱率も軽減できます。
まずはウェビナーの準備をすること4つをチェックしていきましょう。
1 ウェビナーのシナリオの準備はできているか
シナリオが参加者を退屈させないような、メリハリのついたものになっているか確認しましょう。特にリアルタイム配信の場合は離脱されるリスクが高いので、テンポ感のあるシナリオ作りを意識することが大切です。
リハーサルを行うことで、シナリオの完成度をチェックしましょう。動画配信であってもシナリオ作りは重大な意味を持っています。動画配信の場合、参加者はリアルタイム配信のような緊張感を持つことができません。
そのためシナリオに少しでも冗長な部分があると退屈してしまいます。動画配信用のシナリオは無駄をとことんそぎ落とし、編集も駆使しながら簡潔に要点をまとめた動画を作成するようにしましょう。
2 配信機器は問題がないか
リアルタイム配信でしばしば問題になるのは、配信機器の不調による画像の乱れや配信の停止です。一度だけならまだしも、何度も配信が止まってしまうようであれば、参加者は視聴するのが辛くなってしまいます。
配信機器が正常に作動するかどうかは、リハーサルを行うなどして必ずチェックするようにしましょう。また、パソコンはスペックが十分であるか、カメラやマイクは配信に適したものであるか、などの確認も事前に行う事が大切です。
動画配信であっても配信機器の確認はもちろん必要です。それに加えて、作成した動画を配信する前に必ずチェックしましょう。編集の過程で思いがけず画像に乱れが入ったり、映像が飛んだりするなどのトラブルがしばしば起こります。
たとえその時点では問題がなかったとしても、アップロードする過程で問題が起こる場合もありえます。アップロードした動画も一度見直して、正常に動いているかどうか確認すると安心です。
3 ユーザー側の視聴環境に配慮しているか
ユーザーの視聴環境については、特にスマホユーザーへ向けた配慮が必要です。スマホからウェビナーを視聴するというユーザーは決して少なくありません。テロップやスライドの文字が小さすぎたり、見にくいフォントを使っていたりすると、スマホユーザーの離脱率が高まってしまいます。
また、スマホの場合ウェビナーを視聴している最中に通信制限がかかってしまう可能性もあります。無線LAN環境での視聴を推奨するなど、申し込み前に注意を促しておくことが重要です。
また、ウェビナーツールによっては視聴にアプリのダウンロードが必要な場合もあります。どれくらいのスペックが必要であるか等の情報と共に、申し込み前にあらかじめ周知しておきましょう。
4 配信トラブルがあった場合の説明等、準備しているか
リハーサルを繰り返して万全を期したとしても、本番の配信ではトラブルが起こることもありえます。その場合の対応方法をあらかじめ準備しておくことが大切です。
リアルタイム配信において特に多いのが、映像が乱れたり音声が途切れたりするようなトラブルです。あまりにもひどい場合の備えとして、予備の機材は準備しておくのがよいでしょう。
機材を変えても直らない場合は、ウェビナーを延期するのか中止するのか、延期の場合は何日に行うのか、中止の場合は返金対応をどうするのか、等の判断を即座に下す必要があります。
その際参加者にストレスを与えないよう、事情をはっきりと説明できるようにしておかなくてはなりません。そのためには、不測の事態に備えたマニュアルを作っておくことが必須です。考えられるトラブルに対する対応策を、可能な限り用意するようにしましょう。
まとめ
ウェビナーを開催するのならば、事前準備をしっかりしていきましょう。開催に際し最低限チェックする項目は4つあります。
1 シナリオの準備をする
2 配信機材の問題確認
3 ユーザー側の視聴環境に配慮する
4 配信トラブルの対応
この4つは必ずチェックすることを忘れずにウェビナーを開催するようにしましょう。
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